AI4CALL FreePBX - Configurazione Tool EXCEL per Assistente Telefonico AI | Documentazione Tecnica

PANORAMICA DEL TOOL EXCEL

Funzionalità del Tool

Il tool Excel permette ad AI4CALL di accedere e interrogare fogli di calcolo Excel personalizzati durante le conversazioni telefoniche, fornendo informazioni specifiche in tempo reale.

Caratteristiche principali:
• Caricamento di file Excel (.xlsx, .xls)
• Selezione automatica del primo foglio di lavoro
• Ricerca intelligente su colonne configurabili
• Filtri avanzati per query specifiche
• Test di funzionamento in tempo reale
• Mapping automatico delle colonne

CARICAMENTO E CONFIGURAZIONE EXCEL

Upload del File Excel

Il primo step consiste nel caricare il file Excel che l'AI utilizzerà per le ricerche.

Seleziona il file Excel
Clicca su "Scegli file" e seleziona il file Excel dal tuo computer. Il sistema supporta sia i formati .xlsx che .xls.

Elaborazione automatica
Il sistema elaborerà automaticamente il file, utilizzando il primo foglio di lavoro e rilevando le colonne dalla prima riga.

Verifica caricamento
Una volta caricato, il file apparirà nella sezione "Excel Disponibili" con il nome e il numero di colonne rilevate automaticamente.

Attivazione dell'Excel
Seleziona il file Excel caricato dal menu a tendina "Excel da configurare" e clicca su "EXCEL ATTIVO" per renderlo disponibile per la configurazione.

Requisiti del file Excel:
• Prima riga deve contenere i nomi delle colonne
• Dimensione massima: 50MB
• Per file con fogli multipli, verrà utilizzato automaticamente il primo
• Evitare celle unite nelle intestazioni
• Salvare il file senza password di protezione

CONFIGURAZIONE PARAMETRI TOOL

Nome Tool

Assegna un nome identificativo al tool che verrà utilizzato dall'AI per riconoscerlo.

Esempio: Excel_anagrafica_clienti
Suggerimento: Usa nomi descrittivi che identifichino chiaramente il contenuto del foglio Excel

Max Risultati

Definisce il numero massimo di record che il tool può restituire in una singola ricerca.

Valore consigliato: 100
Range: 1-1000 record
Nota: Valori troppo alti potrebbero rallentare le risposte dell'AI

Descrizione

Fornisce una descrizione dettagliata del contenuto e dello scopo del foglio Excel per aiutare l'AI a utilizzarlo correttamente.

Esempio: "Tool per ricerche su anagrafica clienti e contratti"
Suggerimento: Includi informazioni sul tipo di dati e su quando utilizzarlo

MAPPING COLONNE

Configurazione Colonne

Per ogni colonna del foglio Excel è possibile configurare se deve essere abilitata per le ricerche, il tipo di dato e una descrizione esplicativa.

Parametro	Descrizione	Opzioni
Abilitata	Attiva/disattiva la colonna per le ricerche dell'AI	ON/OFF (toggle)
Colonna	Nome della colonna rilevato automaticamente dal foglio Excel	Rilevamento automatico
Tipo	Definisce il tipo di dato contenuto nella colonna	Numero, Testo, Data
Descrizione	Spiegazione del contenuto della colonna per l'AI	Testo libero

Esempio di configurazione ottimale:
• codice_cliente: Tipo "Numero", Descrizione "codice identificativo del cliente"
• ragione_sociale: Tipo "Testo", Descrizione "nome dell'azienda cliente"
• data_contratto: Tipo "Data", Descrizione "data di stipula del contratto"
• importo: Tipo "Numero", Descrizione "valore del contratto in euro"

TEST E RICERCA

Funzionalità di Test

Il sistema offre una funzionalità di test integrata per verificare il corretto funzionamento delle query sul foglio Excel configurato.

Filtri di Test Disponibili

È possibile testare la ricerca utilizzando diversi operatori e filtri a seconda del tipo di dato:

Operatori supportati per numeri:
• >=1000 - maggiore o uguale a 1000
• <=5000 - minore o uguale a 5000
• >=1000,<=5000 - compreso tra 1000 e 5000
• =2500 - uguale esatto a 2500

Ricerca per testo:
• Inserisci il valore da cercare (es: "Microsoft", "Roma")
• Ricerca parziale supportata (es: "Mic" trova "Microsoft")
• Lascia vuoto per non filtrare quella colonna

Filtri per date:
• >=01/01/2024 - dalla data specificata
• <=31/12/2024 - fino alla data specificata
• =15/06/2024 - data esatta
• Formato supportato: dd/mm/yyyy

Esecuzione Test

Dopo aver inserito i filtri desiderati nei campi di test:

Inserisci filtri
Compila i campi di test con i criteri di ricerca che vuoi testare, utilizzando gli operatori appropriati per ogni tipo di dato.

Esegui test
Clicca su "ESEGUI TEST" per avviare la ricerca con i parametri inseriti.

Verifica risultati
I risultati mostreranno il numero di record trovati e un'anteprima dei dati con tutti i campi configurati.

Pulisci filtri
Usa "PULISCI FILTRI" per azzerare tutti i campi di ricerca e ricominciare.

Suggerimenti per il test:
Per affinare la ricerca, chiedi altre informazioni se i risultati sono troppi o utilizza filtri più specifici per restringere la selezione.

UTILIZZO DURANTE LE CHIAMATE

Attivazione Automatica

Una volta configurato e salvato, il tool Excel sarà automaticamente disponibile per l'AI durante le conversazioni telefoniche.

Esempi di Utilizzo

L'AI potrà utilizzare il foglio Excel per rispondere a domande come:

Esempi di query supportate:
• "Cerca il cliente con codice 12345"
• "Trova tutti i contratti con importo superiore a 10.000 euro"
• "Mostrami i clienti di Roma"
• "Cerca contratti stipulati dopo il 1° gennaio 2024"
• "Trova l'azienda Microsoft nel nostro database"
• "Mostra i contratti in scadenza quest'anno"

SALVATAGGIO E GESTIONE

Salvataggio Configurazione

Una volta completata la configurazione, clicca su "SALVA CONFIGURAZIONE" per rendere il tool attivo e disponibile per l'AI.

Gestione Tool Esistenti

È possibile gestire multiple configurazioni Excel e modificarle in qualsiasi momento.

Operazioni disponibili:
• Modifica: Cambiare parametri e mapping colonne
• Test: Verificare il funzionamento in qualsiasi momento
• Disattivazione: Temporanea o definitiva del tool
• Sostituzione Excel: Aggiornare il file mantenendo la configurazione

Importante:
Dopo ogni modifica, esegui sempre un test per verificare che tutto funzioni correttamente prima di utilizzare il tool in produzione.

CONFIGURAZIONE TOOL EXCEL