Tool Microsoft Teams

Come utilizzare l'integrazione Teams

TOOL PREDISPOSTI PER AI TELEFONICA

Panoramica Tool Teams
Abbiamo predisposto una serie di tool specializzati per l'integrazione con Microsoft Teams che permettono all'assistente AI di inviare automaticamente notifiche e messaggi ai canali Teams durante le conversazioni telefoniche.
Vantaggi dei tool predisposti:
• Notifiche in tempo reale ai canali Teams
• Integrazione nativa con l'ambiente di lavoro
• Invio automatico di informazioni durante le chiamate
• Supporto per messaggi formattati e card personalizzate
• Tracciamento delle notifiche inviate
• Gestione intelligente degli errori di invio
Come Funzionano i Tool
I tool vengono richiamati automaticamente dall'assistente AI durante la conversazione quando è necessario notificare il team di eventi importanti:
Funzionamento automatico:
1. Riconoscimento evento: L'AI rileva situazioni che richiedono notifica
2. Chiamata tool: Viene eseguito automaticamente il tool appropriato
3. Invio Teams: Il tool invia il messaggio al canale configurato
4. Conferma invio: L'AI riceve conferma dell'avvenuto invio
5. Comunicazione cliente: L'AI informa il cliente dell'avvenuta notifica

TEAMS - INVIA NOTIFICA SEMPLICE

Funzionamento del Tool
Questo tool invia una notifica di testo semplice al canale Teams configurato. È ideale per avvisi rapidi e comunicazioni immediate durante le chiamate telefoniche.

Processo di Invio

Analisi richiesta
L'AI identifica la necessità di inviare una notifica al team (es. nuovo cliente, richiesta urgente).
Composizione messaggio
Il tool crea automaticamente il messaggio con le informazioni rilevanti dalla conversazione.
Invio Teams
La notifica viene inviata istantaneamente al canale Teams configurato.
Conferma al cliente
L'assistente informa il cliente che il team è stato notificato.
Esempi di utilizzo automatico:
Cliente: "Ho un problema urgente con il servizio"
AI: [Tool invia notifica] → "Ho notificato immediatamente il nostro team tecnico, riceverà assistenza a breve"

Cliente: "Vorrei informazioni sui nuovi servizi"
AI: [Tool invia notifica] → "Ho informato il team commerciale della sua richiesta, la contatteranno oggi stesso"

TEAMS - INVIA MESSAGGIO FORMATTATO

Funzionamento del Tool
Questo tool invia messaggi più elaborati con formattazione avanzata, card personalizzate e informazioni strutturate. Perfetto per comunicazioni dettagliate e professionali.
Caratteristiche Avanzate
Il tool supporta diverse tipologie di contenuto formattato:

Adaptive Cards

Contenuto: Card interattive con pulsanti
Uso: Richieste di approvazione, form rapidi
Benefit: Interazione diretta da Teams

Messaggi Strutturati

Contenuto: Tabelle, liste, sezioni
Uso: Report dettagliati, riassunti
Benefit: Informazioni organizzate e leggibili
Tipologie di messaggi automatici:
• Nuove richieste: Card con dettagli cliente e pulsanti azione
• Appuntamenti: Recap formattato con data, ora, tipo servizio
• Problemi tecnici: Report strutturato con priorità e dettagli
• Vendite: Summary opportunità con informazioni prospect
• Feedback: Valutazioni cliente con commenti dettagliati

TEAMS - NOTIFICA CON INFORMAZIONI DETTAGLIATE

Funzionamento del Tool
Questo tool invia notifiche comprensive che includono tutte le informazioni rilevanti raccolte durante la conversazione telefonica, organizzate in formato professionale.
Informazioni incluse automaticamente:
Il tool raccoglie e organizza automaticamente tutti i dati della conversazione per fornire al team un quadro completo della situazione.
Dati Raccolti Automaticamente
Il sistema organizza intelligentemente le informazioni:
Informazioni sempre incluse:
• Dati cliente: Nome, telefono, email (se forniti)
• Timestamp: Data e ora della chiamata
• Tipo richiesta: Categoria automaticamente riconosciuta
• Priorità: Valutazione automatica dell'urgenza
• Note conversazione: Punti salienti e richieste specifiche
• Azioni richieste: Follow-up necessari per il team
Analisi intelligente: L'AI analizza il tono e il contenuto della conversazione per determinare automaticamente il livello di priorità e il dipartimento più appropriato per gestire la richiesta.

TEAMS - VERIFICA STATO INVII

Funzionamento del Tool
Questo tool verifica lo stato delle notifiche inviate a Teams durante la sessione corrente, permettendo all'AI di confermare al cliente l'avvenuto invio delle comunicazioni.
Controlli Automatici
Il tool esegue verifiche continue per garantire l'affidabilità:
Controlli eseguiti:
• Stato connessione: Verifica connettività con Teams
• Conferma invio: Verifica avvenuta consegna messaggi
• Timestamp delivery: Controllo ora effettiva di consegna
• Gestione errori: Identificazione e retry automatico
• Log attività: Tracciamento completo degli invii
• Stato canali: Verifica accessibilità canali Teams
Gestione Situazioni Problematiche
Il tool gestisce automaticamente le situazioni di errore:

Invio Riuscito

Azione: Conferma al cliente
Messaggio: "Il team è stato notificato con successo"
Log: Registrazione timestamp consegna

Invio Fallito

Azione: Retry automatico + metodo alternativo
Messaggio: "Sto utilizzando un canale alternativo"
Backup: Email o SMS al team di emergenza
Feedback automatico al cliente:
• "La notifica è stata inviata con successo al nostro team"
• "Ho informato il reparto tecnico, riceverà assistenza entro 15 minuti"
• "Il team commerciale ha ricevuto la sua richiesta e la contatterà oggi"
• "Sto utilizzando un canale alternativo per garantire che il team riceva la comunicazione"

SCENARI DI UTILIZZO COMUNI

Situazioni Tipiche di Attivazione
I tool Teams si attivano automaticamente in diverse situazioni durante le chiamate:

Richieste Urgenti

Trigger: Keywords come "urgente", "problema", "non funziona"
Tool usato: Notifica semplice + dettagli
Canale: Team tecnico o supporto
Priorità: Alta

Nuove Opportunità

Trigger: Interesse prodotti, richieste preventivi
Tool usato: Messaggio formattato
Canale: Team commerciale
Priorità: Media-Alta

Appuntamenti

Trigger: Richieste di incontro, sopralluoghi
Tool usato: Card interattiva
Canale: Team agenda o specifico
Priorità: Media

Feedback e Recensioni

Trigger: Valutazioni, complimenti, reclami
Tool usato: Messaggio dettagliato
Canale: Management e qualità
Priorità: Variabile
Esempio di Conversazione Completa
Ecco come i tool Teams vengono utilizzati in una conversazione reale:
Conversazione esempio:

Cliente: "Buongiorno, ho un problema urgente con il server che non risponde"

AI: "Mi dispiace per il problema. Le sto passando immediatamente il nostro team tecnico."
[Tool: Notifica urgente a team tecnico]

Cliente: "È da due ore che non riusciamo a lavorare"

AI: "Comprendo la criticità. Ho appena inviato una notifica prioritaria al team tecnico con tutti i dettagli. Il nostro tecnico senior la contatterà entro 10 minuti. Nel frattempo, può dirmi che tipo di errore visualizza?"
[Tool: Messaggio dettagliato con info problema]

Cliente: "Perfetto, grazie. Intanto potrei avere un preventivo per un sistema di backup?"

AI: "Certamente! Ho notificato anche il nostro team commerciale per il preventivo backup. La contatteranno oggi stesso per discutere le soluzioni disponibili."
[Tool: Card interattiva a team commerciale]
Supporto Tecnico Dedicato

Il team BEEVOIP è sempre disponibile per assistenza nella configurazione del tuo assistente AI.
Ogni configurazione predefinita è stata ottimizzata per garantire le migliori performance.

Configurazione Sicura Setup Rapido Personalizzabile