Tool SMTP per Email

Come utilizzare l'invio automatico di email

TOOL PREDISPOSTI PER AI TELEFONICA

Panoramica Tool SMTP
Il tool SMTP di AI4CALL permette all'assistente AI di inviare automaticamente email durante le conversazioni telefoniche, migliorando il servizio clienti e automatizzando le comunicazioni di follow-up.
Vantaggi del tool SMTP:
• Invio automatico di conferme e documenti durante le chiamate
• Email personalizzate con i dati raccolti in conversazione
• Branding professionale con il tuo dominio aziendale
• Riduzione dei tempi di gestione post-chiamata
• Miglioramento dell'esperienza cliente
Come Funziona il Tool
Il tool viene attivato automaticamente dall'assistente AI quando durante la conversazione emerge la necessità di inviare informazioni via email:
Processo automatico:
1. Riconoscimento intent: L'AI rileva richieste di invio email
2. Raccolta dati: Estrae informazioni dalla conversazione
3. Composizione email: Genera contenuto personalizzato
4. Invio automatico: Spedisce l'email tramite SMTP configurato
5. Conferma cliente: Comunica l'avvenuto invio

TIPOLOGIE DI EMAIL AUTOMATICHE

Email Predisposte dal Sistema
AI4CALL può inviare automaticamente diverse tipologie di email in base al contesto della conversazione:

EMAIL DI CONFERMA APPUNTAMENTO

Funzionamento Automatico
Quando l'AI fissa un appuntamento, può inviare automaticamente una email di conferma con tutti i dettagli necessari.
Esempio di conversazione:

Cliente: "Vorrei fissare un appuntamento per venerdì alle 15:00"
AI: "Perfetto! Ho fissato l'appuntamento per venerdì 15 marzo alle 15:00. Le invio subito una email di conferma con tutti i dettagli. Qual è il suo indirizzo email?"
Cliente: "mario.rossi@email.com"
AI: "Ottimo! Le ho appena inviato l'email di conferma a mario.rossi@email.com con tutti i dettagli dell'appuntamento."

Processo di Invio

Raccolta informazioni
L'AI estrae dalla conversazione: data, ora, nome cliente, email, tipo di servizio.
Composizione automatica
Genera un'email professionale con i dettagli dell'appuntamento e le informazioni aziendali.
Invio tramite SMTP
Utilizza il server SMTP configurato per inviare l'email dal dominio aziendale.
Conferma al cliente
Comunica al cliente l'avvenuto invio e fornisce eventuali istruzioni aggiuntive.

INVIO DOCUMENTI E BROCHURE

Gestione Automatica Documenti
L'AI può inviare automaticamente cataloghi, brochure, manuali e documenti informativi quando richiesti dal cliente durante la conversazione.
Esempio di conversazione:

Cliente: "Avete un catalogo dei vostri prodotti che posso vedere?"
AI: "Certamente! Abbiamo un catalogo completo con tutti i nostri prodotti e prezzi. Posso inviarglielo subito via email. Qual è il suo indirizzo?"
Cliente: "info@aziendaclienteX.it"
AI: "Perfetto! Le ho appena inviato il nostro catalogo aggiornato. Troverà tutti i dettagli sui prodotti e i listini prezzi."
Tipi di Documenti Supportati
Il sistema può gestire diverse tipologie di documenti:
Documenti automatizzabili:
• Cataloghi prodotti: PDF con listini aggiornati
• Brochure aziendali: Presentazione servizi e storia azienda
• Schede tecniche: Specifiche dettagliate prodotti
• Condizioni di vendita: Termini, garanzie, modalità pagamento
• Modulistica: Form di richiesta, contratti, autorizzazioni
• Guide e manuali: Istruzioni d'uso, FAQ, tutorials
Configurazione richiesta: I documenti devono essere pre-caricati nel sistema e associati a parole chiave specifiche per l'invio automatico.

PREVENTIVI E OFFERTE PERSONALIZZATE

Generazione Automatica Preventivi
L'AI può raccogliere le esigenze del cliente durante la chiamata e inviare automaticamente un preventivo personalizzato o una proposta commerciale.
Esempio di conversazione:

Cliente: "Avrei bisogno di un preventivo per il servizio di manutenzione annuale"
AI: "Certamente! Per preparare un preventivo accurato, ho bisogno di alcune informazioni. Che tipo di impianto ha e di che dimensioni?"
Cliente: "Un impianto di climatizzazione per ufficio di 200mq"
AI: "Perfetto! Le preparo subito un preventivo per la manutenzione annuale di un impianto da 200mq. Le invio tutto via email con i dettagli e i prezzi."
Informazioni Raccolte Automaticamente
Durante la conversazione, l'AI raccoglie i dati necessari per personalizzare l'offerta:
Dati estratti dalla conversazione:
• Tipo di servizio richiesto: Categoria e specifiche
• Quantità e dimensioni: Metri quadri, numero pezzi, etc.
• Tempistiche richieste: Urgenza, date preferite
• Budget indicativo: Se dichiarato dal cliente
• Esigenze particolari: Richieste specifiche o personalizzazioni
• Dati di contatto: Email, telefono, indirizzo

EMAIL DI FOLLOW-UP E PROMEMORIA

Sistema di Follow-up Automatico
L'AI può programmare email di follow-up per ricontattare i clienti, inviare promemoria o completare processi commerciali avviati durante la chiamata.
Scenari di Follow-up
Il sistema gestisce automaticamente diversi tipi di follow-up:
Esempio pratico:

Cliente: "Mi interesserebbe ma devo sentire il mio socio"
AI: "Perfetto, è normale valutare insieme decisioni importanti. Le invio subito tutto il materiale via email e La richiamo tra qualche giorno per vedere se ha avuto modo di discuterne."

→ Il sistema programma automaticamente un follow-up dopo 3-5 giorni
Personalizzazione follow-up: Ogni email di follow-up include un riepilogo della conversazione precedente e riprende il discorso da dove era rimasto, creando continuità nella relazione commerciale.
Supporto Tecnico Dedicato

Il team BEEVOIP è sempre disponibile per assistenza nella configurazione del tuo assistente AI.
Ogni configurazione predefinita è stata ottimizzata per garantire le migliori performance.

Configurazione Sicura Setup Rapido Personalizzabile